Kompetencje · Dane & raporty
Zakres obejmuje system dokumentacji, z którego korzysta operacja, księgowość i obsługa klienta: rejestr, przyjęcie, klasyfikacja, wersje, obieg akceptacji i wyszukiwanie. Plik leży w magazynie. Metadane, uprawnienia i historia zostają w aplikacji. Start od jednego typu dokumentu — nie od wszystkich plików firmy naraz. TensorFrog dostarcza oprogramowanie w uzgodnionym zakresie. Nie jest archiwum państwowym, kancelarią notarialną ani doradcą podatkowym KSeF.
Dokumentacja
Dokument w systemie ma numer w rejestrze, typ, właściciela, status i bieżącą wersję. Katalog sieciowy albo skrzynka tego obrazu nie dają: ten sam plik wraca pod inną nazwą i nie wiadomo, która kopia obowiązuje. Rejestr jest miejscem, w którym dokument istnieje jako rekord procesu — nie jako ścieżka na dysku. Podgląd i pobranie dotyczą wskazanej wersji. Blokada edycji, gdy ktoś już pracuje na pliku. Po przyjęciu zostaje ślad: kto, kiedy, z jakiego źródła.
Cel i sposób pomiaru ustalamy wspólnie przed startem prac. Nie obiecujemy procentów oszczędności bez pomiaru stanu obecnego.
Dokument wchodzi przez interfejs, API, skan albo skrzynkę firmową — gdy poczta jest w zakresie. System nadaje numer w rejestrze i wstępny typ. Załącznik z maila nie zostaje w wątku sprzed roku: po klasyfikacji ląduje w rejestrze albo dopina się do sprawy, która już istnieje. Skan i upload wymagają tych samych pól co przyjęcie z API. Źródło przyjęcia zostaje w historii. Masowe wrzucenie folderu bez mapy typów nie jest pierwszym etapem.
Każdy typ ma własny zestaw pól: kontrahent, sprawa, zamówienie, okres, status, tagi ze słownika. Pola wymagane przy przyjęciu — bez wrzucenia pliku „na później”. Słownik tagów utrzymuje wskazana osoba w firmie. Typy typowe na starcie: umowa, protokół, faktura kosztowa, korespondencja sprawy. Klasyfikacja ręczna albo z podpowiedzią reguły; twardy automat tylko tam, gdzie błąd nie przechodzi. Kolejne typy — osobny etap.
Nowa wersja nie nadpisuje poprzedniej w ciszy. Rejestr pokazuje wersję bieżącą i historię. Status — szkic, do akceptacji, obowiązujący, archiwalny — jest polem procesu, nie nazwą pliku. Obieg: kto składa, kto akceptuje, kto zwraca z uwagą. Odrzucenie wraca do właściciela z powodem. Po akceptacji dokument jest obowiązującą wersją w rejestrze. Podpis elektroniczny — wyłącznie jako integracja z usługą, którą firma już ma albo wskaże; TensorFrog nie jest wydawcą podpisu.
Role: kto przyjmuje, kto zatwierdza, kto tylko czyta, kto eksportuje. Dokument, którego rola nie widzi, nie pojawia się w wyszukiwaniu. Zmiana metadanych, wersji, statusu i uprawnienia ma ślad: kto, kiedy, z jakiego źródła. Eksport i pobranie też. Retencja logu według uzgodnionej polityki. To nie zastępuje archiwum państwowego ani procedury notarialnej — to ślad w oprogramowaniu, które firma utrzymuje.
Dwie warstwy: pełny tekst (treść PDF, Office, tam gdzie da się zindeksować) oraz filtry po metadanych. Szukanie łączy frazę z typem, kontrahentem, sprawą, okresem i tagiem. Wynik pokazuje wersję i uprawnienie. Foldery i rejestry układają widok operacyjny — nie zastępują metadanych. Retencja i archiwizacja według uzgodnionej polityki — nie wszystko wiecznie. Kosz z okresem odzyskania. Migracja starych katalogów jest osobnym zakresem: najpierw mapa, potem przenosiny partiami.
Dokument należy do sprawy, zamówienia, kontrahenta albo rekordu księgowego — gdy ten związek jest w zakresie. Otwarcie sprawy pokazuje dokumenty; otwarcie dokumentu pokazuje sprawę. Magazyn dobieramy do tego, co już stoi: zasób plikowy, magazyn obiektowy (S3 albo odpowiednik), Azure Blob albo istniejące repozytorium. Aplikacja nie trzyma binariów w bazie. Baza — PostgreSQL, MSSQL albo MariaDB, według stacku firmy — trzyma metadane, ścieżkę i uprawnienia. CRM, ERP, poczta, tickety i KSeF wchodzą, gdy integracja jest w ofercie. Faktura z KSeF może trafić do rejestru i dopiąć się do sprawy; TensorFrog nie prowadzi ksiąg i nie zastępuje doradcy podatkowego. Każdy system ma własny klucz, limit i log.
Jeden typ dokumentu, jeden magazyn, wymagane metadane, dwie role i wyszukiwanie po tych polach. Podgląd właściwej wersji. Po odbiorze decyzja: kolejne typy, obieg akceptacji, indeks treści, skrzynka przychodząca, powiązanie ze sprawą albo migracja archiwum — każda rzecz z osobną ofertą.
Opisz potrzebę biznesową — zaproponujemy technologię i kolejne etapy prac. Kontakt: [email protected]
Przejdź do kontaktuZobacz wszystkie kompetencje
